採用する際、面談前に履歴書等を要求するのは違法ですか? 2011/03/31

【質問】

正社員中途採用の申込がありました。

ご本人との面談を行う前に履歴書等を確認したく、求職者に連絡をしたところ、「面会する前に要求するのは法的に抵触するのではないか?」と言われました。

面談前の履歴書と職務経歴書の取り寄せは違法なのですか?

なお、HPからも採用申し込みを受け付けています。その際に気をつける点は何かありますか?


【回答】

面談前の履歴書と職務経歴書の取り寄せは、本人の同意があれば違法ではありません。

何の申し立てもなく、履歴書と職務経歴書が送付されたのであれば、本人同意があったと言えます。

HPからの個人情報取得に関しては、下記解説をご覧ください。

 

【解説】

このようなケースへの対応について、具体的な定めはありませんが、以下を守られていれば問題ありません。

個人情報(採用プロセス時)については、

  ○ 「利用目的を特定して、個人情報(履歴書、職務経歴書)を取得している。」

  ○ 「利用目的が本人に確実に伝わるようにしている。」

  ○ 「個人情報保護法に定める取り扱いをしている。」 

を守っていれば問題ありません。

 

また、HPを通じて個人情報(履歴書、職務経歴書)を取得する場合には、通常HPに個人情報保護ポリシーを掲載されていると思いますので、履歴書、職務経歴書の応募書類の扱いについても記載をした方が個人情報保護について会社の姿勢が明確になります。

HPに個人情報保護についての記載がなければ、履歴書等を受け付けるにあたって利用目的を特定することを本人に周知する手段を取った方がよいです。

例えば、申込者(求職者)が、履歴書、職務経歴書を送付する際に見る画面に、「送付された情報は、採用目的のみに使用します。同意いただいた場合にのみ、履歴書等を送付ください。」 などの記載をしておく。

 

なお、以下は参考情報です。


・雇用管理に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針について 

・雇用管理に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針(解説)